Guía definitiva de gestión de activos digitales de WordPress

Guía definitiva de gestión de activos digitales de WordPress

Digital Asset Management es la organización sistemática de todos sus activos digitales en una ubicación centralizada. ¿Qué son los “activos digitales” que preguntas? Bueno, incluyen todos sus archivos multimedia, como fotos, videos, documentos, vectores, archivos de Photoshop, recursos de audio, etc. Si usted es un programador, piense en la gestión de activos digitales como “git” para los vendedores.


Si se pregunta por qué necesitaría un sistema de gestión de activos digitales en una era de Dropbox y Google Drive, y cuando WordPress ofrece su propia gestión de imágenes y configuraciones simples de administrador de medios, permítame contarle una historia.

Un cuento de productividad

Nuestra historia comienza con una gran revista tecnológica que produce cientos de publicaciones todos los días, incluidas publicaciones de blog, historias de Instagram, videos, fotos, tweets, instantáneas y muchos más. Su equipo de contenido es grande y diverso. Posiblemente incluso se extendió por varias oficinas.

Sam, un escritor técnico recientemente contratado, está trabajando en un artículo llamado Estado de la computación en la nube en 2017. Como todos sabemos, los enlaces internos son una buena práctica, sin importar el tamaño del blog. Como cualquier buen periodista digital, Sam verifica si el equipo había preparado una infografía sobre computación en la nube en el pasado, algo que podría usar en su artículo. Un colega le informó con confianza que efectivamente había una infografía preparada hace solo unos meses. Y que era algun lado en la carpeta de Dropbox de su empresa.

Después de 27 minutos de búsqueda exhaustiva en todas las carpetas donde estaba la infografía se supone que es, Sam encuentra el archivo PSD de la infografía. Pero no es la versión correcta, debido al hecho de que se llamó “para revisión”. Otros 12 minutos de búsqueda, y Sam finalmente decide buscar el artículo publicado de Google y descargar la infografía. ¡Pero Ay! Esa infografía necesitaba un par de cambios. Sam, a regañadientes, abre Photoshop, rezando para que aún recuerde lo básico.

¿Por qué estamos hablando de Sam??

Sam pasó tres cuartos de hora (es decir, casi dos episodios y medio de The Big Bang Theory), tratando de encontrar la versión correcta de una infografía. Esta vez, ¿podría haberse usado para algo mucho más productivo, como, no sé, trabajar en el artículo? Realmente no sabemos si Sam terminó el artículo ese día.

Pero a estas alturas, probablemente te hayas preguntado cuál es el punto de esta historia. En cualquier organización, la gestión de activos digitales es un crucial componente a la productividad. Cuando un empleado pasa casi una hora buscando archivos que debería han estado disponibles, es tiempo perdido. La empresa esta perdiendo dinero.

Para aquellos de ustedes que están a punto de cerrar la ventana (o presionar el botón de inicio), tengan paciencia conmigo por un tiempo. Tengo algunas buenas estadísticas para ti. Incluso si no le gusta el resto del artículo, las estadísticas por sí solas deberían ser suficientes para esas conversaciones en el refrigerador de agua en el trabajo.

Estadísticas interesantes sobre gestión de activos digitales

La falta de implementación sistemática de Digital Asset Management en grandes organizaciones, causa una enorme pérdida de productividad. Que indirectamente es igual a la pérdida de dinero.

Mientras que un sistema de gestión de activos digitales no es para todos, Aquí hay una investigación que muestra cuán importante puede ser la Gestión de activos digitales en una organización grande.

Tiempo dedicado a buscar documentos

Un 2012 estudio por IDC sugirió que las personas pasen más de 9 horas por semana en “Archivo y organización de documentos” y “Buscando documentos”.

Tiempo dedicado a la gestión de documentos: encuesta a 840 trabajadores de la información, divididos equitativamente en EE. UU., Reino Unido, Francia, Alemania, Australia y Japón. Fuente: Encuesta de trabajadores de la información de IDC, 2012.

Tasa de éxito de búsqueda de archivos multimedia

La firma de investigación de mercado GISTICS descubrió que el 62% de los profesionales creativos y de marketing dedican entre 1 y 6 horas a la semana a la administración de archivos. Además, GISTICS descubrió que la persona creativa promedio busca medios 83 veces por semana, y no lo encuentra el 35% del tiempo sin una Administración de activos digitales..

Solución: Estimaron que un sistema de gestión de activos digitales ayudará a reducir la cantidad de tiempo de búsqueda de activos en más del 85%, y que la tasa de no ubicar los medios caerá al 5%.

Según GISTICS Research, un sistema de gestión de activos digitales ayudará a reducir la cantidad de tiempo de búsqueda de activos en más del 85%!

ROI del sistema de gestión de activos digitales

El Grupo Aberdeen descubrió que las compañías “mejores en su clase” en una amplia gama de industrias tienen el doble de probabilidades de usar un sistema de Gestión de Activos Digitales para funciones de marketing que la compañía promedio en su industria respectiva. Estas mismas compañías “mejores en su clase” informaron una reducción anual del 23% en el tiempo de comercialización, y un aumento del 18% en el rendimiento promedio de las inversiones en marketing. Cuando se les preguntó, “¿Cómo la inversión de la Gestión de Activos Digitales afectó el desempeño?”, El 69% reportó una disminución en el tiempo del ciclo de creación de activos, el 40% dijo que pasaron menos tiempo transfiriendo archivos, y el 63% indicó que se redujeron las tarifas de la agencia.

Fuente: Ian Michaels, “La Guía de Comercializadores para Justificar las Inversiones en Gestión de Activos Digitales, Informe de Investigación del Grupo Aberdeen

En las organizaciones grandes, un sistema de gestión de activos digitales generalmente reduce el tiempo de comercialización en un 23% y aumenta el ROI promedio de marketing en un 18%.

Tasa de adopción del sistema de gestión de activos digitales

Para redondear, Frost & Sullivan dice que, “A medida que las compañías agregan medios digitales más ricos a su estrategia de marca, los tamaños de los archivos están explotando. Las partes interesadas de estos activos están muchas veces dispersas geográficamente, pero aún necesitan acceder y colaborar fácilmente en los mismos activos desde diferentes ubicaciones. A través de la integración con sistemas de terceros que utilizan servicios web y proporcionan control de acceso condicional, los sistemas de gestión de activos digitales se han convertido en una plataforma ideal para permitir dicha colaboración en un flujo de trabajo continuo “.

Además, predicen que se espera que el mercado de gestión de activos digitales crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta de más del 30% y logre ingresos de más de mil millones de dólares para 2013.

Fuente: Mukul Krishna, “Realizando la propuesta de valor de las soluciones de gestión de activos digitales alojados”, 2009 y “Mercado mundial de gestión de activos digitales, 2010

¿Por qué necesita un sistema de gestión de activos digitales??

Los lectores que trabajan en entornos corporativos típicos habrían encontrado al menos uno de los puntos mencionados a continuación. Las personas en los departamentos de creatividad y marketing estarían de acuerdo con la mayoría de ellos. ¿Mendigar a diferir? Deja tus pensamientos en la sección de comentarios!

1. Mantener archivos actualizados: Perderás una enorme cantidad de tiempo manteniendo versiones actualizadas de tus activos digitales. Este problema se amplifica exponencialmente, con el tamaño del equipo..

Si bien muchas pymes prefieren Dropbox (gracias a su popularidad y bajo costo), los empleados no guardan regularmente su trabajo en Dropbox. En consecuencia, el equipo termina usando versiones desactualizadas o incorrectas de los archivos.

2. Compartir archivos y carpetas: Si bien me encanta usar Dropbox, todavía hay ciertas funciones de control de acceso de usuarios que Dropbox no tiene. Puede compartir una subcarpeta de una carpeta que ya se ha compartido. Si bien el trabajo de mi equipo se guarda en una carpeta maestra, no puedo compartir una subcarpeta con un profesional independiente que necesita el libro de la marca y los archivos de activos digitales. Además, se vuelve realmente engorroso asignar / actualizar permisos individualmente para cada usuario.

Solución: Para esto se ha creado un sistema de gestión de activos digitales. Puede crear múltiples niveles de acceso para diferentes usuarios, ya sea un gerente de proyectos sénior, desarrollador contractual o un diseñador independiente. La coordinación con múltiples agencias se vuelve mucho más fácil con la administración centralizada de activos, múltiples roles de usuario y permisos granulares..

3. Equipos remotos: En organizaciones con varias oficinas, la coordinación entre su equipo remoto es una molestia e implica una gran cantidad de gastos generales. Sin un sistema de gestión de activos digitales (o complementos de gestión de proyectos), no hay una ubicación centralizada donde se guarden todos los activos digitales. Esto también conduce a problemas de control de versiones y los especialistas en marketing no entienden git.

Introducir un sistema de gestión de activos digitales es una bendición para los equipos remotos y descentralizados, gracias a la gestión centralizada de activos..

4. Costo: Si bien la implementación de un sistema de gestión de activos digitales es inicialmente costosa, el costo a menudo se iguala cuando se agrega una gran cantidad de usuarios. En una solución típica de almacenamiento en la nube, como Dropbox, el costo anual podría ser mayor que el de un sistema de gestión de activos digitales, a medida que aumenta el número de usuarios. Ni siquiera mencionamos la cantidad de tiempo y dinero que ahorraría en costos de productividad!

Gestión de activos digitales 101

Ahora que hemos cubierto por qué uno podría necesitar un sistema de gestión de activos digitales, profundicemos en los tipos de sistemas de gestión de activos digitales.

Tipos de soluciones de gestión de activos digitales

Un sistema de gestión de activos digitales se puede implementar en una organización de tres maneras. El factor distintivo es el premisa del sistema de gestión de activos digitales. En otras palabras, el ubicación del software de gestión de activos digitales, y la ubicación de los activos digitales reales son los factores cruciales.

Solución de gestión de activos digitales SaaS

También conocida como una solución de Gestión de Activos Digitales que se ofrece en la clásica plataforma de “Software como Servicio”, esta es típicamente la forma más simple de implementación de un sistema de Gestión de Activos Digitales.

Usted paga una tarifa mensual a cambio de usar el software. Carga y administra sus activos desde una interfaz web o una aplicación móvil. Todos sus activos digitales se almacenan de forma segura en la nube. El ancho de banda es entregado y administrado por la compañía SaaS, junto con mantenimiento, actualizaciones de seguridad y control de acceso de usuarios..

Los archivos de su organización se almacenan realmente en la nube pública (o híbrida), fuera de los firewalls de la organización. El costo de implementación de una solución SaaS Digital Asset Management es bajo y, por lo general, es el más rápido para implementar.

Solución de gestión de activos digitales en las instalaciones

Piense en el software de nivel empresarial que se está implementando antes de La era de las nubes. El software se instalaría manualmente en los servidores de la compañía, y el pago sería en su mayoría una sola vez con actualizaciones de software / seguridad y contratos de mantenimiento anuales.

Ese sería un ejemplo de un sistema de gestión de activos digitales en las instalaciones. Los activos digitales hacen no dejar los servidores de la empresa. Por lo general, estos son utilizados por organizaciones con valiosos recursos multimedia, como fotos, videos, audio, etc. Piense en una empresa de la revista Vogue o Rolling Stone: serán los que obtengan el máximo valor de un sistema de gestión de activos digitales.

Solución de gestión de activos digitales híbridos

Vivimos en el tiempo considerado como los años dorados para nuevas empresas y pequeñas y medianas empresas. Aquí está la parte difícil: la mayoría de las empresas prefieren mantener un control estricto sobre sus datos, siempre para mantenerse detrás de su firewall. ¿Qué sucede si las pymes y las nuevas empresas necesitan una solución de gestión de activos digitales, pero no pueden pagar el costo de una implementación en las instalaciones??

Simple. Usted crea una solución de gestión de activos digitales híbridos para ellos!

Considere el siguiente ejemplo:

Piensa en una revista popular. Revista Elle? Bueno!

Elle Magazine tiene sesiones de fotos que se pueden clasificar en dos grandes categorías..

  • Categoría uno: sesiones de fotos altamente confidenciales que no se publicarán en otros 6 meses.
  • Categoría dos: sesiones de fotos que se han publicado en los números anteriores de la revista.

Sería de gran interés para la revista Elle almacenar las sesiones de fotos en la categoría uno en sus servidores detrás del firewall de la compañía, y no permitir que se almacenen en la nube pública.

Las sesiones de fotos en la categoría dos ya se han lanzado al público. Por lo tanto, se pueden almacenar en la nube pública fuera del firewall de la empresa. Esto también sería ventajoso, ya que evitaría que el equipo de TI de la revista Elle tenga que gestionar problemas de ancho de banda y seguridad.

Ahora, una solución híbrida de gestión de activos digitales es la combinación de un local y Un despliegue en la nube. Los archivos privados se almacenan y acceden desde la implementación local y los archivos públicos se almacenan en la nube para que todo el mundo los vea.

En otras palabras, la revista Elle podría almacenar sus sesiones de fotos inéditas en la implementación local y las públicas en la implementación en la nube. Una gestión de activos digitales híbrida reúne lo mejor de dos mundos. En pocas palabras, esto podría ayudar a muchas empresas a mantener sus estándares de seguridad y permitir el acceso a la información pública desde una fuente optimizada de accesibilidad.

Etiquetado de recursos y gestión de metadatos

Uno de los objetivos fundamentales de un sistema de gestión de activos digitales es organizar y administrar los recursos de medios de la organización en la que se implementa. Hay varias formas de lograr esto. Algunos sistemas de gestión de activos digitales podrían utilizar una taxonomía simple para organizar la información. Mientras que otros pueden utilizar el aprendizaje automático avanzado y la inteligencia artificial para comprender el contenido de las imágenes y etiquetarlas / clasificarlas, sin intervención humana. En los siguientes párrafos, veremos algunas de las formas básicas en que un sistema de gestión de activos digitales gestiona recursos, también conocidos como activos digitales.

Taxonomia

¿Qué es la taxonomía? Bueno, no es más que clasificar datos. Un nivel básico de taxonomía podría ser Tipo de archivo. Un recurso puede tener múltiples tipos de archivos, incluyendo imágenes, videos, PDF, archivos de audio, etc. Las imágenes se pueden clasificar en: png, ai, eps, jpg, etc..

Otro tipo de taxonomía podría ser visibilidad (publico privado). Los archivos que pueden verse en la web pública pueden clasificarse como públicos. Y aquellos que se deben bloquear detrás de los firewalls de la compañía se pueden clasificar como privados.

Un sistema de gestión de activos digitales puede utilizar taxonomías simples, como categorías y etiquetas de varios niveles para organizar los recursos de medios existentes. Lo que esto significa es que puede encontrar rápidamente los archivos que necesita, simplemente verificando las categorías definidas.

Manejo de Metadatos

En pocas palabras, los metadatos son datos sobre datos. Piense en la información EXIF ​​de una imagen. Detalles como los datos / hora de captura de fotos, las coordenadas GPS, la información ISO, etc., consisten en los metadatos de captura de imágenes de una foto. Del mismo modo, para un archivo PDF, un metadato típico podría contener el autor, etiquetas, categorías, fecha de publicación, etc..

Un sistema de gestión de activos digitales puede leer estos metadatos y buscar y filtrar los resultados de búsqueda en función de su solicitud.

Introducción a la gestión de activos digitales para WordPress

WordPress ofrece una forma muy básica de una solución de gestión de activos digitales. Y está disponible en todas las instalaciones de WordPress, incluso en blanco. Puedes adivinar que es eso?

Así es, no es otro que la biblioteca de medios de WordPress. Puede cargar fotos, videos, archivos PDF, documentos, archivos comprimidos y todo lo demás, todo con la biblioteca de medios de WordPress.

Sin embargo, si desea catalogar toda su información en una única fuente accesible, necesita un sistema de gestión de activos digitales. Con una solución de gestión de activos digitales integrada en WordPress, puede clasificar, compartir y administrar todos sus activos, desde las capturas de pantalla tomadas en 2005 hasta los archivos PDF más recientes en 2017.

Hemos reunido una lista de los mejores complementos de gestión de activos digitales para WordPress que pueden ayudarlo a comenzar en poco tiempo.

Biblioteca multimedia mejorada: agregue taxonomías a la biblioteca multimedia de WordPress

plugin de wordpress de biblioteca multimedia mejorada para la gestión de activos digitales dam

Comenzaremos con la actualización de la biblioteca multimedia predeterminada de WordPress con algunos poderes adicionales. Con la Biblioteca de medios mejorada, puede clasificar sus capturas de pantalla, fotos, archivos PDF y otros archivos agregando múltiples taxonomías.

También puede filtrar sus archivos multimedia en función de varios parámetros y ordenarlos en varios órdenes, todos diseñados para ayudarlo a encontrar y organizar sus archivos multimedia de la manera más eficiente posible.

Un ejemplo típico sería organizar sus fotos en las siguientes categorías..

  • Capturas de pantalla
  • Fotos de portada
  • Citas
  • Imágenes de héroe (de varios productos)

Si incluso desea categorizar más profundamente, la taxonomía anterior se puede actualizar aún más a:

  • Capturas de pantalla
    • Temas
    • Complementos
    • Preguntas frecuentes
    • Tutoriales
  • Fotos de portada
    • Publicaciones de blog
    • Páginas temáticas
    • Páginas de complementos
  • Citas
    • Números compartibles
    • Lideres fuertes
  • Imágenes de héroe
    • Complementos
    • Saltos de sección del artículo

Enhanced Media Library es un buen comienzo para las personas que buscan mejorar su biblioteca de medios utilizando los recursos existentes de WordPress.

Biblioteca de medios Categorías Premium

Información y descargaVer la demostración

Si solo está buscando agregar categorías a su biblioteca de medios, puede considerar el complemento Premium de Categorías de biblioteca de medios que hace exactamente eso.

Con acciones masivas, puede clasificar rápidamente su biblioteca con una taxonomía predefinida. Si no está seguro acerca de su estructura de taxonomía, puede comenzar con una base (como la que se describe en la descripción del complemento anterior) e improvisar sobre ella. Luego comienza a aplicar las categorías a la taxonomía definida. Cuando encuentre una imagen o un PDF que no se ajuste a las categorías que ha definido previamente, continúe y cree una nueva entrada!

Carpetas de la Biblioteca de Medios de MaxFoundry

Plugin gratuito de Media Library Plus Folders

Media Library Folders le permite crear carpetas de varios niveles en su biblioteca de medios de WordPress. Con la interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, puede mover sus archivos multimedia con un mínimo de alboroto. También puede mover carpetas y organizarlas por categoría para facilitar la administración.

El complemento Carpetas de la biblioteca de medios ofrece las siguientes funciones excelentes, además de la capacidad de personalización.

  • Interfaz de archivo de arrastrar y soltar, para que pueda hacer su trabajo rápidamente.
  • Capacidad para ordenar y filtrar archivos y carpetas, para ayudarlo a buscar más rápido.
  • Asegúrese de que los archivos y carpetas estén listos para SEO al cargarlos, agregando atributos ALT y Título.
  • Capacidad para importar, mover o duplicar archivos y carpetas existentes a nuevas carpetas.

Además, Media Library Folders también se integra con complementos populares de terceros como WooCommerce, NextGEN, Advanced Custom Fields y más.

Estos son solo algunos de los complementos que creemos que son una buena opción para comenzar con una solución de gestión de activos digitales en WordPress. Para obtener una lista detallada, consulte este artículo sobre complementos del administrador de archivos multimedia por Nick de Torque.

A continuación, cubriremos dos complementos que lo ayudarán a dar el siguiente paso hacia la Gestión de activos digitales. Estos complementos no son en realidad complementos, sino soluciones completas de gestión de activos digitales.

Carpeta de marca

Brandfolder es una solución SaaS Digital Asset Management que adoran algunas de las mejores compañías del mundo, incluidas Slack, Shazam, Under Armour y muchas más. Hace que administrar los activos de su marca sea pan comido. Y, francamente, la interfaz de usuario es probablemente la mejor que he encontrado en una solución de gestión de activos digitales.

Las soluciones como Brandfolder son útiles para grandes organizaciones que necesitan mantener la consistencia de la marca en múltiples verticales y productos..

Lamentablemente, los precios directos no están disponibles. Entonces, aunque el complemento para integrarlo con su sitio de WordPress es gratuito, una cuenta de Brandfolder no es necesariamente barata. Sin embargo, es un gran recurso para aprender todo sobre la Gestión de activos digitales y mantenerse actualizado con lo último en la industria de la Gestión de activos digitales.

Phraseanet: solución de código abierto para la gestión de activos digitales

Otra solución de gestión de activos digitales de código abierto se llama Phraseanet. Primero deberá descargar e instalar el software en un servidor diferente. Si está utilizando WordPress en un servidor de alojamiento compartido con cPanel, es probable que pueda instalarlo rápidamente. Recomiendo consultar un tutorial para instalar Phraseanet.

Una vez hecho esto, puede descargar e instalar el complemento Phraseanet WordPress y comenzar a agregar imágenes y otros archivos multimedia a sus publicaciones, desde su solución dedicada de Gestión de activos digitales.

Para aquellos de ustedes que habían leído el Gestión de activos digitales 101 sección, Phraseanet se puede implementar como una solución de gestión de activos digitales en las instalaciones.

Conclusión: beneficios de utilizar un sistema de gestión de activos digitales

La ventaja número uno de una solución de gestión de activos digitales es su capacidad para mejorar la productividad en una organización. Esto significa menos tiempo buscando la última versión de un archivo, y más de hacer el trabajo real. Una solución de gestión de activos digitales también le brinda un control centralizado, un lugar donde puede actualizar (cargar) el archivo una vez y luego simplemente olvidarse de él. Cualquier cambio que realice en el archivo se reflejará en todas partes, incluidos los archivos de acceso público..

Mis amigos en el equipo de ingeniería hablan sobre git y control de versiones y CVS y lo que no. Honestamente, me hace preguntarme: ¿por qué los especialistas en marketing no deberían tener una solución tipo git o CVS diseñada para ellos? Eso es lo que es una solución de gestión de activos digitales!

Imagínese lo productivo que sería si simplemente pudiera iniciar sesión en su estación de trabajo (computadora portátil, computadora de escritorio, iPhone, lo que sea que vuele) y comenzar a trabajar directamente en el último proyecto. La colaboración se vuelve eficiente.

¿Puede una solución de gestión de activos digitales resolver el problema por sí solo??

Siempre uso Google Docs para mi trabajo. Y sigo un estricto sistema de nombres de archivos. Religiosamente. Creo que la productividad general de un equipo puede incrementarse masivamente, Si Establecemos y seguimos ciertas reglas básicas. Por ejemplo, ¿sabes cómo se supone que debemos cepillarnos los dientes antes de dormir? ¿Cuántos de nosotros lo hacemos realmente? Es el mismo caso aquí.

Se supone que debes guardar tu trabajo. No está dentro de sus “Mis documentos” o “Archivos de trabajo” o en el buen escritorio de ol. Pero en el correcto carpeta. Esta carpeta le sería asignada principalmente por el equipo de TI.

Todo lo que necesita hacer es dar el paso adicional (el último paso, realmente) y guardar su trabajo en la carpeta correcta. Eso por sí solo sería suficiente para aumentar su productividad y la de su equipo. Esto también mejoraría el ROI de marketing a largo plazo de la solución de gestión de activos digitales.

¿Qué piensa sobre un sistema de gestión de activos digitales? ¿Vale la pena? Háganos saber en la sección de comentarios.

Jeffrey Wilson Administrator
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