Ultimate WordPress Digital Asset Management Guide

Ultimate WordPress Digital Asset Management Guide

Digital Asset Management är en systematisk organisation av alla dina digitala tillgångar på en centraliserad plats. Vad är “digitala tillgångar” frågar du? Tja, de inkluderar alla dina mediefiler som foton, videor, dokument, vektorer, Photoshop-filer, ljudtillgångar etc. Om du är programmerare, tänk på digital tillgångshantering som ‘git’ för marknadsförare.


Om du undrar varför skulle man behöva ett digitalt tillgångshanteringssystem i en era med Dropbox och Google Drive, och när WordPress erbjuder det är egen bildhantering och enkla mediahanteringsinställningar, låt mig berätta en historia.

En berättelse om produktivitet

Vår berättelse börjar med en stor teknisk tidning som producerar hundratals inlägg varje dag inklusive blogginlägg, Instagram-berättelser, videor, foton, tweets, snaps och många fler. Deras innehållsteam är stort och mångsidigt. Kanske till och med spridd över flera kontor.

Sam, en nyligen anställd teknisk författare arbetar med en artikel som heter på State of Cloud Computing 2017. Som vi alla vet är intern länkning en bra praxis, oavsett storlek på bloggen. Som alla bra digitaljournalister kontrollerar Sam om teamet tidigare hade förberett en infographic på molnberäkning – något som han kunde använda i sin artikel. En kollega meddelade honom säkert att det verkligen fanns en sådan infographic, förberedd för bara några månader sedan. Och så var det någonstans i deras Dropbox-mapp.

Efter 27 minuter av omfattande sökning i alla mappar där infografin var tänkt att vara, Sam hittar infografiens PSD-fil. Men det är inte rätt version – på grund av att det kallades “för granskning”. Ytterligare 12 minuter med sökning, och Sam beslutar slutligen att leta upp den publicerade artikeln från Google och ladda ner infografin. Men ändå! Den infografiken behövde ett par förändringar. Sam öppnar motvilligt Photoshop och ber att han fortfarande kommer ihåg grunderna.

Varför pratar vi om Sam?

Sam tillbringade tre kvarts timmar (det är nästan två och en halv avsnitt av The Big Bang Theory) och försökte hitta rätt version av en infographic. Den här gången, kunde ha använts för något mycket mer produktivt – som – jag vet inte – arbetar med artikeln? Vi vet verkligen inte om Sam slutade artikeln den dagen.

Men nu har du förmodligen undrat vad som är meningen med den här historien? I alla organisationer är digital förvaltning en avgörande komponent till produktivitet. När en anställd tillbringar nästan en timme på att söka efter filer som skall har varit lättillgängliga, det är bortkastad tid. Företaget tappar pengar.

För er av er som håller på att stänga fönstret (eller tryck på hemknappen), ha med mig ett tag. Jag har bra statistik åt dig. Även om du inte gillar resten av artikeln, bör statistiken enbart räcka för de vattenkylare-konversationerna på jobbet.

Intressant statistik om digital tillgångshantering

Bristen på systematisk implementering av Digital Asset Management i stora organisationer orsakar en enorm produktivitetsförlust. Vilket indirekt är lika med förlust av pengar.

Medan ett digitalt tillgångshanteringssystem inte är det alla, här är lite forskning som visar hur viktigt Digital Asset Management kan vara i en stor organisation.

Tidsförbrukning som söker efter dokument

2012 studie av IDC föreslog att människor tillbringar mer än 9 timmar per vecka i “Arkivering och organisering av dokument” och “Söka efter dokument”.

Tid som hanterade dokument: Undersökning av 840 informationsarbetare, jämnt fördelade mellan USA, Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Australien och Japan. Källa: IDC: s informationsarbetarundersökning, 2012.

Succesgrad för mediefil

Marknadsundersökningsföretaget GISTICS fann att 62% av professionell marknadsföring och kreativ ägnar mellan 1 och 6 timmar per vecka på att hantera filer. Dessutom fann GISTICS att den genomsnittliga kreativa personen letar efter media 83 gånger per vecka och inte hittar det 35% av tiden utan att någon digital tillgångshantering finns på plats.

Lösning: De uppskattade att ett Digital Asset Management-system kommer att bidra till att minska tiden för att söka tillgångar med mer än 85%, och att graden av att inte hitta media kommer att falla till 5%.

Enligt GISTICS Research kommer ett digitalt kapitalförvaltningssystem att minska tiden för att söka tillgångar med över 85%.!

ROI för digitalt kapitalförvaltningssystem

Aberdeen-gruppen fann att “bäst i klassen” företag inom ett brett spektrum av branscher är dubbelt så benägna att använda ett digitalt kapitalförvaltningssystem för marknadsföringsfunktioner än det genomsnittliga företaget i deras respektive bransch. Samma “bästa-i-klassen” företag rapporterade en minskning med 23% från år till år och en ökning med 18% i genomsnittlig avkastning på marknadsföringsinvesteringar. På frågan: “Hur den digitala kapitalförvaltningen påverkade resultatet?”, 69% rapporterade minskad tillgångs skapande cykeltid, 40% sade att de spenderade mindre tid på att överföra filer och 63% indikerade att byråavgifterna sänktes.

Källa: Ian Michaels, ”Marknadsföringsguiden för att motivera investeringar i digital kapitalförvaltning, Aberdeen Groups forskningsrapport

I stora organisationer reducerar ett system för digital tillgångshantering vanligtvis tid till marknadstid med 23% och ökar den genomsnittliga avkastningen på marknadsföring med 18%.

Adoptionsfrekvens för digitalt kapitalförvaltningssystem

För att runda upp det, säger Frost & Sullivan det, ”När företag lägger till mer rika digitala medier i sin varumärkesstrategi exploderar filstorlekar. Intressenter till dessa tillgångar är många gånger geografiskt spridda, men måste fortfarande enkelt komma åt och samarbeta om samma tillgångar från olika platser. Genom integration med tredjepartssystem som använder webbtjänster och tillhandahåller villkorad åtkomstkontroll har Digital Asset Management-system nu blivit en idealisk plattform för att möjliggöra ett sådant samarbete i ett sömlöst arbetsflöde. ”

De förutspår vidare att marknaden för Digital Asset Management förväntas växa med en sammansatt årlig tillväxttakt på drygt 30% och uppnå intäkter på över en miljard dollar 2013.

Källa: Mukul Krishna, “Realise the Value Proposition of Hosted Digital Asset Management Solutions”, 2009 och “World Digital Asset Management Market, 2010

Varför du behöver ett digitalt kapitalförvaltningssystem?

Läsare som arbetar i typiska företagsmiljöer skulle ha stött på minst en av de punkter som nämns nedan. Människor i de kreativa och marknadsförande avdelningarna skulle komma överens om de flesta av dem. Börja att skilja sig? Lämna dina tankar i kommentarerna!

1. Underhålla uppdaterade filer: Du slösar enorm tid på att hålla uppdaterade versioner av dina digitala tillgångar. Detta problem förstärks exponentiellt med teamets storlek.

Även om många små och medelstora företag föredrar Dropbox (tack vare dess popularitet och låga kostnader), sparar de anställda inte regelbundet sitt arbete i Dropbox. Följaktligen slutar teamet att använda föråldrade eller felaktiga versioner av filerna.

2. Fil- och mappdelning: Medan jag älskar att använda Dropbox, finns det vissa funktioner för användarkontroll som Dropbox inte har ännu. Du kan dela en undermapp av en mapp som redan är delad. Medan mitt teams arbete sparas i en huvudmapp kan jag inte dela en undermapp med en frilansare som behöver märkeboken och digitala tillgångsfiler. Dessutom blir det verkligen tungvänt att individuellt tilldela / uppdatera behörighet för varje användare.

Lösning: Ett digitalt tillgångshanteringssystem är byggt för detta. Du kan skapa flera åtkomstnivåer för olika användare, vare sig det är en ledande projektledare, avtalsutvecklare eller frilansdesigner. Samordning med flera byråer blir mycket enklare med centraliserad kapitalförvaltning, flera användarroller och granulära behörigheter.

3. Fjärrlag: I organisationer med flera kontor är samordning mellan ditt avlägsna team en smärta och innebär en enorm mängd overhead. Utan ett digitalt tillgångshanteringssystem (eller projekthanteringsplugins) finns det ingen centraliserad plats där alla digitala tillgångar sparas. Detta leder också till versionkontrollproblem och marknadsförare förstår inte git.

Att introducera ett digitalt kapitalförvaltningssystem är en välsignelse för fjärrstyrda och decentraliserade team tack vare centraliserad kapitalförvaltning.

4. Kostnad: Även om en implementering av Digital Asset Management-system initialt är dyr, kommer kostnaden ofta att visa sig när ett stort antal användare läggs till. I en typisk molnlagringslösning som Dropbox kan den årliga kostnaden vara högre än för ett system för digital tillgångsstyrning när antalet användare växer. Vi nämnde inte ens hur mycket tid och pengar du skulle spara i produktivitetskostnaderna!

Digital tillgångshantering 101

Nu när vi har täckt Varför man kan behöva ett digitalt tillgångshanteringssystem, låt oss dyka in i typerna av digitala tillgångshanteringssystem.

Typer av lösningar för digitala tillgångar

Ett digitalt kapitalförvaltningssystem kan implementeras i en organisation på tre sätt. Den särskiljande faktorn är premiss av systemet för digital tillgångshantering. Med andra ord, plats av Digital Asset Management-mjukvaran och platsen för de faktiska digitala tillgångarna är de avgörande faktorerna.

SaaS Digital Asset Management Solution

Också känd som en digital Asset Management-lösning som erbjuds i den klassiska ”Software as a Service” -plattformen, detta är vanligtvis den enklaste formen för en implementering av Digital Asset Management-system.

Du betalar en månadsavgift i utbyte mot att använda programvaran. Du laddar upp och hanterar dina tillgångar från ett webbgränssnitt eller en mobilapp. Alla dina digitala tillgångar lagras säkert i molnet. Bandbredden levereras och hanteras av SaaS-företaget, tillsammans med underhåll, säkerhetsuppgraderingar och användaråtkomstkontroll.

Din organisations filer lagras faktiskt i det offentliga (eller hybridmolnet) utanför organisationens brandväggar. Kostnaden för implementering av en SaaS Digital Asset Management-lösning är låg och är vanligtvis den snabbaste som ska distribueras.

Lokal lösning för digital tillgångshantering

Tänk på mjukvaror på företagsnivå som används innan molntiden. Programvaran skulle installeras manuellt i företagets servrar, och betalningen skulle mestadels vara en gång med mjukvara / säkerhetsuppdateringar och årliga underhållskontrakt.

Det skulle vara ett exempel på ett digitalt kapitalförvaltningssystem på plats. De digitala tillgångarna gör det inte lämna företagets servrar. Dessa används vanligtvis av organisationer med värdefulla mediatillgångar som foton, videor, ljud, etc. Tänk på ett Vogue eller ett Rolling Stone-magasinföretag – de kommer att vara de som erhåller maximalt värde från ett digitalt kapitalförvaltningssystem.

Hybrid Digital Asset Management Solution

Vi lever i tiden som anses vara gyllene år för nystartade företag och små och medelstora företag. Här är den svåra delen – de flesta företag föredrar att upprätthålla en strikt kontroll över deras data, alltid för att hållas bakom deras brandvägg. Vad händer om SMB och nystartade företag behöver en Digital Asset Management-lösning, men inte har råd att möta kostnaden för en lokal distribution?

Enkel. Du bygger en Hybrid Digital Asset Management-lösning för dem!

Tänk på följande exempel:

Tänk på ett populärt magasinföretag. Elle Magazine? Okej!

Elle Magazine har fotoshoots som kan klassificeras under två breda kategorier.

  • Kategori en – Mycket konfidentiella fotoshoots som inte släpps på ytterligare sex månader.
  • Kategori två – Photoshoots som har släppts i tidningens tidigare utgåvor.

Det skulle vara i Elle Magazines bästa intresse att lagra fotoshootsna under kategori en på sina servrar bakom företagets brandvägg, och inte låt dem lagras i det offentliga molnet.

Photoshoots under kategori två har redan släppts för allmänheten. Således kan de lagras i det offentliga molnet utanför företagets brandvägg. Detta skulle också vara fördelaktigt eftersom det skulle spara Elle Magazines IT-team från att behöva hantera bandbredd och säkerhetsproblem.

Nu är en hybrid Digital Asset Management-lösning en kombination av ett lokalt och en molninstallation. Privata filer lagras och nås från den lokala distributionen och offentliga filer lagras i molnet för hela världen att se.

Med andra ord, Elle Magazine kunde lagra sina outgivna fotoshoots i driften på plats och de offentliga i molninstallationen. En hybrid Digital Asset Management sätter samman det bästa från två världar. Enkelt uttryckt kan detta hjälpa många företag att upprätthålla sina säkerhetsstandarder och göra det möjligt att komma åt offentlig information från en tillgänglighetsoptimerad källa.

Resurstaggning och metadatahantering

Ett av de grundläggande målen för ett system för digital tillgångsförvaltning är att organisera och hantera medieresurserna i organisationen där det är utplacerat. Det finns olika sätt att uppnå detta. Vissa Digital Asset Management-system kan använda enkel taxonomi för att organisera informationen. Medan andra kan använda avancerad maskininlärning och konstgjord intelligens för att förstå innehållet i bilderna och tagga / kategorisera dem, utan mänsklig intervention. I de följande styckena kommer vi att titta på några av de grundläggande sätten på vilket ett digitalt tillgångshanteringssystem hanterar resurser, även digitala tillgångar.

taxonomi

Vad är taxonomi? Det är inget annat än att klassificera data. En grundläggande taxonomi skulle kunna vara filtyp. En resurs kan ha flera filtyper inklusive bilder, videor, PDF-filer, ljudfiler etc. Bilder kan ytterligare klassificeras i: png, ai, eps, jpg, etc..

En annan typ av taxonomi kan vara synlighet (offentlig-privat). Filer som får synas på den offentliga webben kan kategoriseras som offentliga. Och de som ska låsas bakom företagets brandväggar kan kategoriseras som privata.

Ett digitalt tillgångshanteringssystem kan använda enkla taxonomier som flernivåskategorier och taggar för att organisera befintliga medieresurser. Vad detta betyder är att du snabbt kan hitta de filer du behöver genom att helt enkelt kontrollera de definierade kategorierna.

Metadatahantering

Enkelt uttryckt är metadata data om data. Tänk på EXIF-informationen för en bild. Detaljer som fotograferingsdata / -tid, GPS-koordinater, ISO-information etc. består bildmetadata för ett foto. På liknande sätt kan en typisk metadata för en PDF-fil innehålla författare, taggar, kategorier, publiceringsdatum osv.

Ett digitalt tillgångshanteringssystem kan läsa dessa metadata och söka och filtrera sökresultat baserat på din begäran.

Komma igång med Digital Asset Management för WordPress

WordPress erbjuder en mycket grundläggande form av en Digital Asset Management-lösning. Och det är tillgängligt i varje WordPress-installation – även en tom. Kan du gissa vad det är?

Det stämmer – det är ingen annan än WordPress mediebibliotek. Du kan ladda upp foton, videor, PDF-filer, dokument, komprimerade arkiv och vad inte – allt med WordPress mediebibliotek.

Men om du vill katalogisera all din information till en enda tillgänglig källa – behöver du ett digitalt tillgångshanteringssystem. Med en Digital Asset Management-lösning integrerad i WordPress kan du kategorisera, dela och hantera alla dina tillgångar – från och med skärmdumpar tagna 2005 till de senaste PDF-filerna 2017.

Vi har samlat en lista över de bästa plugins för Digital Asset Management för WordPress som kan hjälpa dig komma igång på nolltid.

Förbättrad mediebibliotek – Lägg taxonomier till WordPress mediabibliotek

förbättrad wordpress-plugin för mediebibliotek för förvaltning av digitala tillgångar

Vi börjar med att uppgradera WordPress standardmediebibliotek med några extra krafter. Med Enhanced Media Library kan du kategorisera dina skärmdumpar, foton, PDF-filer och andra filer i genom att lägga till flera taxonomier.

Du kan också filtrera dina mediefiler baserade på olika parametrar och sortera dem i olika beställningar – allt utformat för att hjälpa dig hitta och organisera dina mediefiler på ett så effektivt sätt som möjligt.

Ett typiskt exempel är att organisera dina foton i följande kategorier.

  • Skärm
  • Omslagsfoton
  • citat
  • Hjältebilder (av olika produkter)

Om du ens vill kategorisera djupare kan taxonomin ovan uppgraderas till:

  • Skärm
    • teman
    • plugins
    • Vanliga frågor
    • Handledningar
  • Omslagsfoton
    • Blogginlägg
    • Temasidor
    • Plugin-sidor
  • citat
    • Delbara siffror
    • Tänkte ledare
  • Hjältebilder
    • plugins
    • Artikelavbrott

Enhanced Media Library är en bra start för människor som vill förbättra sitt mediebibliotek med befintliga WordPress-resurser.

Media Library-kategorier Premium

Info & nedladdning Visa demonstrationen

Om du bara vill lägga till kategorier i ditt mediebibliotek kanske du överväger Premium-plugin för mediebibliotekskategorier som gör just det.

Med stora åtgärder kan du snabbt kategorisera ditt bibliotek med en fördefinierad taxonomi. Om du är osäker på din taksonomistruktur kan du börja med en bas (som den som beskrivs i föregående plugin-beskrivning) och improvisera på den. Sedan börjar du tillämpa kategorierna på den definierade taxonomin. När du stöter på en bild eller en PDF som inte passar under de kategorier du tidigare har definierat, gå vidare och skapa en ny post!

Mediebibliotekmappar av MaxFoundry

Media Library Plus Mappar Gratis plugin

Mediebibliotekmappar låter dig bygga mappar på flera nivåer i ditt WordPress-mediebibliotek. Med det intuitiva dra-och-släpp-gränssnittet kan du flytta dina mediefiler runt med minimal krångel. Du kan också flytta mappar runt och organisera efter kategori för enklare hantering.

Plugin för mediebibliotekmappar erbjuder följande fantastiska funktioner, bortsett från anpassningsförmågan.

  • Dra-och-släpp-filgränssnittet så att du kan göra ditt arbete snabbt.
  • Möjlighet att sortera och filtrera filer och mappar, så att du kan söka snabbare.
  • Se till att filer och mappar är SEO-klara när de laddas upp, lägg till ALT- och titelattribut.
  • Möjlighet att importera, flytta eller duplicera befintliga filer och mappar till nya mappar.

Dessutom integreras mappar för mediebibliotek med populära tredjeparts plugins som WooCommerce, NextGEN, Advanced Custom Fields och mer.

Det här är bara några av de plugins som vi tycker är ett bra val att börja med en Digital Asset Management-lösning i WordPress. För en detaljerad lista, kolla in den här artikeln om media filhanteraren plugins av Nick från Torque.

Därefter täcker vi två plugins som hjälper dig att ta nästa steg mot Digital Asset Management. Dessa plugins är egentligen inte plugins – utan fullständiga lösningar för digital tillgångshantering.

Brandfolder

Brandfolder är en SaaS Digital Asset Management-lösning älskad av några av de bästa företagen i världen, inklusive Slack, Shazam, Under Armour och många fler. Det gör att du hanterar dina varumärkets tillgångar till en kaka. Och ärligt talat är användargränssnittet förmodligen de bäst jag har stött på i en lösning för digital tillgångshantering.

Lösningar som Brandfolder är användbara för stora organisationer som behöver upprätthålla varumärkeskonsistens över flera vertikaler och produkter.

Tyvärr är det inte möjligt att upprätta direktpriser. Så medan plugin för att integrera den med din WordPress-webbplats är gratis, är ett Brandfolder-konto inte nödvändigtvis billigt. Det är dock en stor resurs att lära sig allt om Digital Asset Management och hålla sig uppdaterad med det senaste inom Digital Asset Management-industrin.

Phraseanet – Open Source Solution for Digital Asset Management

En annan open source-lösning för digital tillgångshantering kallas Phraseanet. Du måste först ladda ner och installera programvaran på en annan server. Om du använder WordPress i en delad värdserver med cPanel, är chansen stor att du kan installera det snabbt. Jag rekommenderar att du hänvisar till en handledning för installation av Phraseanet.

När du är klar kan du ladda ner och installera Phraseanet WordPress-plugin och börja lägga till bilder och andra mediefiler till dina inlägg, från din dedikerade Digital Asset Management-lösning.

För er som läst Digital tillgångshantering 101 kan Phraseanet distribueras som en lokal lösning för digital tillgångshantering.

Slutsats: Fördelarna med att använda ett digitalt kapitalförvaltningssystem

Den största fördelen med en digital Asset Management-lösning är dess förmåga att förbättra produktiviteten i en organisation. Detta innebär mindre tid att söka efter den senaste versionen av en fil, och mer att utföra faktiskt arbete. En Digital Asset Management-lösning ger dig också centraliserad kontroll – en plats där du kan uppdatera (ladda upp) filen en gång och sedan helt enkelt glömma bort den. Alla ändringar som du gör i filen kommer att återspeglas överallt, inklusive offentligt tillgängliga filer.

Mina vänner på ingenjörsteamet pratar om git och versionskontroll och CVS och vad inte. Ärligt talat, det får mig att undra – varför bör inte marknadsförare ha en gitliknande eller CVS-liknande lösning skräddarsydd för dem? Det är vad en Digital Asset Management-lösning är!

Föreställ dig hur mycket produktiv du skulle vara om du helt enkelt kunde logga in på din arbetsstation (bärbar dator, skrivbord, iPhone – vad som helst flyger) – och direkt börja arbeta med det senaste projektet? Samarbete blir verkningsfullt.

Kan en Digital Asset Management-lösning lösa problemet helt enkelt?

Jag använder alltid Google Dokument för mitt arbete. Och jag följer ett strikt filnamnsystem. Religiöst. Jag tror att teamets totala produktivitet kan ökas massivt, om vi upprättar och följer vissa grundregler. Du vet till exempel hur vi ska borsta tänderna innan sängen? Hur många av oss gör det faktiskt? Det är samma sak här.

Du ska spara ditt arbete. Inte på ditt “Mina dokument” eller “Arbetsfiler” eller skrivbordet. Men i korrekt mapp. Den här mappen tilldelas mest av dig av IT-teamet.

Allt du behöver göra är att ta det extra steget (det sista steget, verkligen) och spara ditt arbete i rätt mapp. Det enbart skulle räcka för att öka din och ditt teams produktivitet. Detta skulle också förbättra den långsiktiga avkastningen på marknadsföring av lösningen Digital Asset Management.

Vad är dina tankar om ett digitalt kapitalförvaltningssystem? Är det värt det? Låt oss veta i kommentarerna nedan.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map