Cómo enviar facturas de clientes a través de WordPress

Una de las peores partes de la facturación de los clientes es tener que recordar todos los servicios que ofreció al cambiar a un software completamente diferente para enviar las facturas a sus clientes. Tienes que recordar cada dos semanas o meses para enviarlos y se convierte en un gran dolor.


Dado que muchos de nosotros trabajamos en WordPress todo el día, ¿por qué no podemos enviar facturas mientras estamos en el panel de WordPress? Bueno, tengo buenas noticias para ti. ¡Usted puede! Echemos un vistazo a cómo enviar facturas de clientes a través de WordPress.

Use un complemento de WordPress para enviar facturas de clientes a través de WordPress

En realidad, hay bastantes opciones para elegir cuando se trata de enviar facturas a través de WordPress a través de un complemento. Voy a guiarlo a través de un tutorial rápido utilizando el complemento WP-Invoice, pero no dude en seleccionar otra opción, ya que hay muchas para elegir, y entiendo que cada persona y empresa tiene sus propias necesidades de integración y preferencias al enviar facturas.

WP-Factura

WP-Factura

Descargue el complemento WP-Invoice y active el archivo zip en su panel de WordPress. También puede hacer esto yendo a la página de Complementos en el tablero y buscando WP-Invoice.

Una vez que se activa el complemento, puede encontrar la pestaña Factura en el lado izquierdo de su tablero. Haga clic en él y navegue a Configuración para comenzar.

Configuración básica

Esto revela la página de configuración básica, donde básicamente puede completar todas las configuraciones predeterminadas que solo tiene que modificar una vez. Por ejemplo, puede escribir el nombre de su empresa para que aparezca en sus facturas. También puede seleccionar una página en particular en su sitio web que muestre las facturas. Recomendaría crear una página de facturas específica para que los visitantes habituales no tropiecen con esto.

wp-invoice-plugin-Setup

Elija dónde desea colocar las facturas en la página y designe cómo desea aceptar el pago. Especifiqué que quiero facturar a los clientes con PayPal, pero también puede elegir la opción de tarjeta de crédito o cosas como 2Checkout o Stripe. Incluso hay una opción para permitirle al cliente cambiar el método de pago si es necesario.

Si planea aceptar tarjetas de crédito, debe ingresar la información de procesamiento de pagos de su pasarela. Esto generalmente requiere tarifas separadas para el procesamiento, y puede encontrar las mejores ofertas para esto en lugares como Authorize.net.

wp-invoice-plugin-Credit-Cards

La configuración de PayPal es mucho más simple, con un área para escribir su nombre de usuario de PayPal, una opción de modo de prueba y una URL de IPN de PayPal generada automáticamente desde su propio nombre de dominio. Haga clic en el botón Guardar toda la configuración cuando complete estos campos.

wp-invoice-pluginPaypal

Agregar facturas

Una vez que complete la configuración básica, lo llevará directamente a la página Agregar nuevo, que le ayudará a comenzar con una nueva factura. Siempre puede volver a esta página haciendo clic en la pestaña Agregar nuevo en su panel de control.

agregar nueva factura

Comience escribiendo la dirección de correo electrónico a la que planea enviar la nueva factura. Haga clic en el botón Crear nuevo una vez que haya terminado de escribir en el correo electrónico.

wp-invoice-plugin-Email-Address

El nuevo editor de facturas es bastante similar al editor de WordPress que ves para crear publicaciones y páginas. Cree un título para la factura del cliente y también puede incluir una descripción si necesita enviar un mensaje al cliente.

wp-invoice-plugin-invoice-editor

Desplácese hacia abajo debajo de la descripción para encontrar un área para escribir lo que planea facturar a su cliente. Escriba los servicios o productos que está cobrando y modifique el precio y la cantidad. Siéntase libre de incorporar descuentos o agregar líneas adicionales si tiene más artículos para incluir.

wp-invoice-plugin-add-services

Justo debajo de eso, puede cambiar la configuración de pago para especificar qué tipo de moneda acepta y qué métodos de pago están permitidos. Realmente me gusta cómo también ofrecen una opción para que aceptes pagos manuales.

wp-invoice-plugin-payment-settings

Opciones de facturación

Si va a la barra lateral derecha, encontrará algunas características interesantes para Permitir pagos parciales o Facturación periódica. Si hace clic en la opción de pago parcial, simplemente ingrese el pago mínimo que está dispuesto a aceptar. Si selecciona la opción de facturación recurrente, debe completar varios campos, como intervalos, ciclos de facturación y el sistema de procesamiento de pagos con el que está trabajando.

wp-invoice-Partial-Payment-and-Recurring

Si se desplaza hacia abajo un poco más en la columna del lado derecho, puede completar los detalles de Información del usuario. Esta es la información personal del cliente al que planea enviar la factura. Por lo tanto, asegúrese de que todo esté correcto y elija la dirección de correo electrónico adecuada para que no vaya a la persona equivocada. Las opciones incluyen nombre, apellido, empresa, número de teléfono y más.

wp-invoice-User-Information

Haga clic en el botón Guardar para completar el proceso. Sin embargo, el hecho de que presione Guardar no significa que se haya enviado la factura. Tiene varias opciones para enviar la factura. Elija Ver en línea, Ingresar pago o Enviar notificación.

wp-invoice-View-Enter-or-Send

Si ve la factura en su sitio web, simplemente tome este enlace y envíelo por correo electrónico al cliente si así es como funciona su proceso de facturación. Luego pueden revisar la factura en línea y hacer clic en el botón Procesar pago que los redirige a PayPal o a una página de procesamiento de tarjeta de crédito.

wp-invoice-plugin-Online-Invoice

Si hace clic en la opción Enviar notificación, esto le permite enviar un correo electrónico rápido a través de WordPress, diciéndole a su cliente que la factura está disponible. Esta opción me gusta más porque no tiene que abrir su cliente de correo electrónico para enviar la notificación. Simplemente escriba la dirección de correo electrónico a la que desea enviarlo y cambie el mensaje como lo desee. Haga clic en el botón Enviar notificación y recibirán un enlace rápido a su factura.

wp-invoice-plugin-notificaciones

Una vez que alguien realiza un pago, se etiqueta automáticamente como Pagado a través del sistema de facturación de WordPress. No tienes que hacer nada después de esto. Sin embargo, si alguien le paga con un cheque o elige otro método de pago, también puede hacer clic en el botón Ingresar pago para registrar el pago manualmente.

Elija que recibió el pago. Este menú desplegable también le brinda opciones para reembolsos y ajustes. Escriba cuánto le pagó el cliente, junto con una fecha y una nota si es necesario. Haga clic en el botón Procesar / Pago de cargo para finalizar el proceso.

wp-invoice-plugin-Enter-Payment

Informes

Después de comenzar a cobrar algunas facturas, siéntase libre de hacer clic en la pestaña Informes en el panel de WordPress. Esta área simplemente desglosa la cantidad de dinero que ha facturado, sus clientes más valiosos e incluso sus líneas de pedido de mayor recaudación si vende productos.

wp-invoice-plugin-reports

Facturas en rodajas

Complemento de facturas en rodajas

Sliced ​​Invoices es un complemento flexible, bien soportado y fácil de usar que le permite aprovechar su sitio de WordPress para enviar cotizaciones y facturas de aspecto profesional, y recibir pagos en línea.

Información comercial de facturas en rodajas

Las facturas divididas vienen con muchas funciones listas para usar, incluidas plantillas de facturas personalizables con los detalles y el logotipo de su empresa, envío de facturas por correo electrónico con un solo clic, plantillas de correo electrónico personalizables, configuraciones de impuestos flexibles, líneas de pedido predefinidas, informes de facturas, importación CSV y exportar. Si necesita más, hay varias extensiones gratuitas y de pago disponibles..

El complemento gratuito de facturas en rodajas proporciona todas las funciones que necesita para enviar presupuestos y facturas y para cobrar a través de PayPal o métodos de pago fuera de línea (banco, cheque, giro postal o cualquier otra cosa). Establezca su fecha de vencimiento y las facturas divididas enviarán automáticamente recordatorios de pago en el horario que configure, hasta que le paguen!

Facturas en rodajas - Opciones de factura

Las extensiones ofrecen funciones adicionales, como facturas en PDF, un área de cliente segura, facturas recurrentes, facturas seguras, pasarelas de pago adicionales como Braintree y Stripe, y más. También hay integraciones disponibles para complementos populares de WordPress como WooCommerce, Contact Form 7 y Gravity Forms.

Facturas en rodajas está respaldada por un gran apoyo para ayudarlo en el camino. Facturar a la “manera de WordPress” y hacer que su facturación y contabilidad sea muy fácil!

Terminando

¿Qué otros complementos de facturación de WordPress están disponibles? Hay bastantes, solo haz una búsqueda rápida y encontrarás Brotar facturasFacturas y albaranes de PDF de WooCommerce, entre otros.

Es bastante sencillo configurar uno de estos sistemas para comenzar a rastrear clientes o productos y comenzar a enviar facturas a sus clientes. Personalmente disfruto más el complemento WP-Invoice, pero muchos de estos complementos y herramientas son buenos para mantener todos sus módulos de finanzas en un solo lugar. Piensa en cómo no tendrías que abrir una pestaña nueva en tu navegador cada vez que quisieras enviar una factura.

Háganos saber en los comentarios a continuación si tiene alguna pregunta sobre cómo enviar facturas de clientes a través de WordPress.

Jeffrey Wilson Administrator
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